Herausforderung
Ein Wiener Großhändler beliefert rund 600 Restaurants, Cafés und Hotels mit Lebensmitteln und Getränken. Bestellt wird per Telefon, Fax und WhatsApp — meist spätabends nach Küchenschluss. Am nächsten Morgen überträgt der Innendienst jede Bestellung von Hand ins Warenwirtschaftssystem. Fehler sind häufig, Rückfragen kosten Zeit, und die Kund:innen haben keinen Überblick über ihre Preise, den Lieferstatus oder offene Rechnungen.
- ~600
- Gastronomiebetriebe als Kunden
- 15 Min.
- pro Bestellung am Telefon
- 3 Kanäle
- Telefon, Fax, WhatsApp. Kein System
- 23 Uhr
- typische Bestellzeit nach dem Service
Nutzerbedürfnisse
Es gibt zwei sehr unterschiedliche Nutzer:innen. Der Küchenchef bestellt nach dem Service — müde, mit dem Smartphone, in wenigen Minuten. Er bestellt fast immer dasselbe und braucht vor allem eine schnelle Nachbestellung. Die Geschäftsführung bestellt selten selbst, will aber Kontrolle: Budgets, Freigaben und Rechnungen an einem Ort.
Thomas, 41
Küchenchef · bestellt 3× pro Woche
- Bestellt um 23 Uhr, im Stehen, mit einer Hand
- Kennt seine Artikel. Sucht nicht, bestellt nach
- Will sicher sein, dass die Ware um 7 Uhr da ist
„Ich will nicht shoppen. Ich will dasselbe wie letzte Woche, nur mit mehr Obers.“
Anna, 52
Geschäftsführerin · prüft wöchentlich
- Arbeitet am Laptop, im Büro
- Braucht Ausgabenkontrolle pro Team
- Will Rechnungen gesammelt exportieren
„Ich muss nicht jede Bestellung sehen. Nur die, die aus dem Rahmen fallen.“
„Dasselbe wie letzte Woche — nur mit mehr Obers.“
Business-Ziele
Bestellungen sollen dort entstehen, wo sie gedacht werden: in der Küche, direkt nach dem Service. Der Innendienst soll beraten statt abtippen. Und jede Bestellung soll den Kund:innen mehr Überblick geben, nicht weniger.
- 80 %
- Ziel: Anteil digitaler Bestellungen
- −90 %
- Ziel: weniger Bestellfehler
- 3 Min.
- Ziel: Bestellzeit statt 15 Minuten
- +10 %
- Ziel: höherer Bestellwert durch Vorschläge
Informationsarchitektur
Die App gliedert sich in fünf Bereiche. Die Schnellbestellung ist bewusst der Startbildschirm — nicht das Sortiment. Wer 4.000 Artikel durchsuchen will, kann das; wer nachbestellen will, muss es nicht.
Design-Prozess
Der Prozess folgt fünf Phasen. Am Anfang stand keine Skizze, sondern ein Abend in zwei Wiener Küchen: zuschauen, wie heute bestellt wird. Die wichtigste Erkenntnis daraus prägt das ganze Produkt — niemand sucht, alle bestellen nach.
01
Beobachten
Zwei Küchenteams während der Bestellung begleitet, 40 Bestellungen ausgewertet.
02
Konzept
Nutzerrollen, Hauptablauf und Freigabelogik definiert.
03
Wireframes
Low-fi Screens für den Bestellablauf, mit dem Innendienst geprüft.
04
Design
UI und Komponenten auf Basis eines bestehenden Systems.
05
Test
Klickbarer Prototyp im echten Küchenbetrieb getestet.
Screens
Die wichtigsten Oberflächen — von der Nachbestellung um Mitternacht bis zur Freigabe im Büro am nächsten Morgen.
Design System
Die Art Direction folgt einer Regel: harte Typografie, weiche Hände. Inhalte — Listen, Etiketten, Lieferscheine — stehen kantig im Raster, wie auf einem Karton im Lager. Alles, was der Daumen berührt, ist rund: Stepper, Tab-Leiste, Aktionen. Die Sprache kommt aus der Logistik selbst: Artikelseiten lesen sich wie Kartonetiketten, die Bestätigung wie ein Lieferschein mit Strichcode. Auch die Farben stammen aus dem Lager — das Papier der Lieferscheine, Beton und Asphalt der Rampe, das Grün der Schwerlastregale und das Signalorange der Stapler (RAL 2004). Orange steht nie als Text, nur als Fläche.
